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Récolement


Le récolement (du latin recolere « pratiquer de nouveau », d’où « repasser dans son esprit », « passer en revue ») est une opération de contrôle de la présence de documents et d’objets dans une collection, à ne pas confondre avec l’inventaire, qui est le registre, sur papier ou informatisé, qui liste les éléments formant la collection.

Démarré en janvier 2017, le récolement de l’Aconit touche à sa fin, prévue fin juin.

ETAPE 1 - 27 mai

A ce jour, le nombre total de fiches présentes dans la base est 12277, dont 4460 machines, 4765 documents et 3052 logiciels.

Ratio traité par domaine : 3500/4460 machines (soit les 4/5), 2005/4765 documents (soit 1/3) et 1995/3052 logiciels (soit les 2/3) – ce ratio ne tenant pas compte, bien évidemment, du pourcentage indéterminé d’items non encore inventoriés dans la base -.
Avec la gestion en lots, on peut escompter avoir déjà traité plus de 20000 items.

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ETAPE 2 - 20 juin

Si 357 fiches ont été pointées, il y a eu à nouveau beaucoup de créations de fiches ; nous avons donc décalé le total de fiches à atteindre pour résorber les domaines à traiter. Cependant, nous continuons à progresser, avec 9964 fiches traitées pour 13087 fiches présentes dans la base. Parallèlement, la résorption du domaine d’incertitude machines se met en place, puisque nous sommes passés en 2 semaines de 600 à 485 fiches orphelines (identification sans localisation).

Il doit rester près de 700 logiciels à pointer et plus de la moitié des documents à traiter (voire les 2/3 si l’on tient compte du fort taux de créations de fiches restant à effectuer)

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ETAPE 3 - 30 juin

Nous pouvons commencer à affiner le travail sur le domaine d’incertitude (résorption de 14 unités pour le domaine machine cette semaine), mais qui est présenté désormais comme un écart flottant (la réalité se situant à l’intérieur de cette fourchette)
 :
Machines = écart du domaine d’incertitude à résorber (4261/4715)
Logiciels = écart du domaine d’incertitude à résorber (3136/3527)
Documents = domaine potentiel restant à pointer (3005/5414)
Total >> 3254 <> 3078 = soit écart maximum du domaine non encore traité

Il nous reste donc plus de 3000 fiches à pointer (la réalité se situant certainement entre 2500 et 3000, avec les création de fiches restant à venir).

ETAPE 4 - 21 juillet

Grande nouvelle : comme annoncé en début d’année et confirmé depuis plusieurs semaines, nous sommes bien arrivés à boucler le pointage initial du récolement des collections de l’ACONIT. Nous obtenons donc, à ce jour, les données suivantes :

Nb total de fiches présentes dans la base : 14342, dont 4717 machines, 5878 documents et 3747 logiciels.
A ces chiffres s’ajoutent 88 fiches d’objets du domaine PSTC (issus des partenariats extérieurs) que nous hébergeons dans les locaux de l’ACONIT.

Sur les 4717 fiches machines, 4309 ont été pointées, ce qui établit un domaine d’incertitude à résorber de 408 fiches ;
Sur les 3747 fiches logiciels, 3609 ont été pointées, ce qui établit un domaine d’incertitude à résorber de 138 fiches ;
Sur les 5878 fiches documents, 4061 ont été pointées, ce qui établit un domaine d’incertitude à résorber de 1817 fiches.

Au total, 2363 fiches ne sont pas pointées à ce jour, mais une part des ouvrages manquants ont été identifiés en salle 0F comme faisant partie du tri proposé à la l’élimination par Edith Laviec en 2011. Il est envisagé d’opérer une vérification de la destination proposée, puis de supprimer les fiches directement. Il est possible d’estimer que le domaine de fiches non pointées incompressible s’établira autour de 1500 pièces, ce qui ramènera le nombre total de fiche dans la base à 13000 environs.

Durant le récolement, nous avons créé 5007 fiches, dont un très grand nombre de fiches de lots. Nous pouvons donc confirmer que le nombre d’items global dépasse actuellement 30000 objets, toutes natures confondues.

Désormais, nous allons établir un plan d’action pour l’organisation de la deuxième partie du récolement qui comprendra :

  • 1/ la suite de la résorption du domaine d’incertitude
  • 2/ l’établissement définitif des catégories d’intérêt, préfigurant la destination et la répartition des pièces
  • 3/ en conséquence des 2 premiers points, une mise à niveau générale de la base de données (en coordination avec la BdD nationale PATSTEC)
  • 4/ la préparation physique du déménagement


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