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Récolement


Le r√©colement (du latin recolere « pratiquer de nouveau », d’o√Ļ « repasser dans son esprit », « passer en revue ») est une op√©ration de contr√īle de la pr√©sence de documents et d’objets dans une collection, √† ne pas confondre avec l’inventaire, qui est le registre, sur papier ou informatis√©, qui liste les √©l√©ments formant la collection.

D√©marr√© en janvier 2017, le r√©colement de l’Aconit touche √† sa fin, pr√©vue fin juin.

ETAPE 1 - 27 mai

A ce jour, le nombre total de fiches présentes dans la base est 12277, dont 4460 machines, 4765 documents et 3052 logiciels.

Ratio trait√© par domaine : 3500/4460 machines (soit les 4/5), 2005/4765 documents (soit 1/3) et 1995/3052 logiciels (soit les 2/3) – ce ratio ne tenant pas compte, bien √©videmment, du pourcentage ind√©termin√© d’items non encore inventori√©s dans la base -.
Avec la gestion en lots, on peut escompter avoir déjà traité plus de 20000 items.

ETAPE 2 - 20 juin

Si 357 fiches ont √©t√© point√©es, il y a eu √† nouveau beaucoup de cr√©ations de fiches ; nous avons donc d√©cal√© le total de fiches √† atteindre pour r√©sorber les domaines √† traiter. Cependant, nous continuons √† progresser, avec 9964 fiches trait√©es pour 13087 fiches pr√©sentes dans la base. Parall√®lement, la r√©sorption du domaine d’incertitude machines se met en place, puisque nous sommes pass√©s en 2 semaines de 600 √† 485 fiches orphelines (identification sans localisation).

Il doit rester pr√®s de 700 logiciels √† pointer et plus de la moiti√© des documents √† traiter (voire les 2/3 si l’on tient compte du fort taux de cr√©ations de fiches restant √† effectuer)

ETAPE 3 - 30 juin

Nous pouvons commencer √† affiner le travail sur le domaine d’incertitude (r√©sorption de 14 unit√©s pour le domaine machine cette semaine), mais qui est pr√©sent√© d√©sormais comme un √©cart flottant (la r√©alit√© se situant √† l’int√©rieur de cette fourchette)
 :
Machines = √©cart du domaine d’incertitude √† r√©sorber (4261/4715)
Logiciels = √©cart du domaine d’incertitude √† r√©sorber (3136/3527)
Documents = domaine potentiel restant à pointer (3005/5414)
Total >> 3254 <> 3078 = soit écart maximum du domaine non encore traité

Il nous reste donc plus de 3000 fiches à pointer (la réalité se situant certainement entre 2500 et 3000, avec les création de fiches restant à venir).

ETAPE 4 - 21 juillet

Grande nouvelle : comme annonc√© en d√©but d’ann√©e et confirm√© depuis plusieurs semaines, nous sommes bien arriv√©s √† boucler le pointage initial du r√©colement des collections de l’ACONIT. Nous obtenons donc, √† ce jour, les donn√©es suivantes :

Nb total de fiches pr√©sentes dans la base : 14342, dont 4717 machines, 5878 documents et 3747 logiciels.
A ces chiffres s’ajoutent 88 fiches d’objets du domaine PSTC (issus des partenariats ext√©rieurs) que nous h√©bergeons dans les locaux de l’ACONIT.

Sur les 4717 fiches machines, 4309 ont √©t√© point√©es, ce qui √©tablit un domaine d’incertitude √† r√©sorber de 408 fiches ;
Sur les 3747 fiches logiciels, 3609 ont √©t√© point√©es, ce qui √©tablit un domaine d’incertitude √† r√©sorber de 138 fiches ;
Sur les 5878 fiches documents, 4061 ont √©t√© point√©es, ce qui √©tablit un domaine d’incertitude √† r√©sorber de 1817 fiches.

Au total, 2363 fiches ne sont pas point√©es √† ce jour, mais une part des ouvrages manquants ont √©t√© identifi√©s en salle 0F comme faisant partie du tri propos√© √† la l’√©limination par Edith Laviec en 2011. Il est envisag√© d’op√©rer une v√©rification de la destination propos√©e, puis de supprimer les fiches directement. Il est possible d’estimer que le domaine de fiches non point√©es incompressible s’√©tablira autour de 1500 pi√®ces, ce qui ram√®nera le nombre total de fiche dans la base √† 13000 environs.

Durant le r√©colement, nous avons cr√©√© 5007 fiches, dont un tr√®s grand nombre de fiches de lots. Nous pouvons donc confirmer que le nombre d’items global d√©passe actuellement 30000 objets, toutes natures confondues.

D√©sormais, nous allons √©tablir un plan d’action pour l’organisation de la deuxi√®me partie du r√©colement qui comprendra :

  • 1/ la suite de la r√©sorption du domaine d’incertitude
  • 2/ l’√©tablissement d√©finitif des cat√©gories d’int√©r√™t, pr√©figurant la destination et la r√©partition des pi√®ces
  • 3/ en cons√©quence des 2 premiers points, une mise √† niveau g√©n√©rale de la base de donn√©es (en coordination avec la BdD nationale PATSTEC)
  • 4/ la pr√©paration physique du d√©m√©nagement


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